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檔案寄存托管外包服務
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1)檔案庫建設標準

締照公司檔案庫采用鋼質導軌式密集架,檔案庫的建設嚴格按照國家檔案局《檔案館建筑設計規范》、《檔案館溫濕度管理暫行規定》、《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求實施,嚴格做好檔案庫房檔案安全保護的“九防”要求(即防高溫、防震、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等)。

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2)檔案管理流程

① 檔案交接

檔案交接是甲乙雙方指定固定的工作人員對甲方檔案的單位名稱、檔案名稱、檔案數量、檔案發生的年限、檔案保存期限進行確認后,雙方共同在《檔案交接清單》上簽字確認,并加蓋相應印鑒。乙方加蓋檔案入庫章,甲方加蓋公司工章或其他甲方認可的印章,以示交接完畢。

② 檔案裝箱

乙方按照甲方檔案的單位名稱、檔案名稱進行整理裝箱,并明確檔案數量、發生的年限、保存期限。

  


③ 檔案箱封簽

乙方免費為甲方提供條形碼封條,甲方封裝前須將檔案箱內容與條形碼封條配對并加蓋甲方相應印鑒。

④ 檔案運輸

乙方為甲方提供免費檔案運輸服務,運輸時甲方有義務協助乙方工作人員搬運檔案箱及核對檔案數目。

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⑤ 檔案錄入

甲方檔案進入乙方檔案庫前,乙方工作人員按照檔案箱條形碼封條的檔案信息錄入乙方自主開發的檔案管理查詢系統。

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⑥ 檔案上架

 檔案上架是根據檔案查詢系統生出的具體位置,不得隨意存放。

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 ⑦ 檔案提取與調閱

甲方指定專人負責檔案提取和調閱,并提供工作證件、甲方介紹信及調閱人員身份證復印件,以供乙方留底備案。乙方并與甲方檔案專管部門進行電話確認,確認無誤后方可查閱。

⑧ 檔案銷毀

乙方根據甲方檔案保存的期限,向甲方提出銷毀,銷毀需甲方提供的相關手續,銷毀過程甲方全程監督,并錄影像資料供乙方保存。

⑨ 檔案庫實時監控

視頻監控系統可實時監控并錄像(錄像資料保存三個月)。甲方計算機終端可實時監控存放自己檔案的區域。


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